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AccessibiliteRGAA 13.3Niveau AConsultation

Document bureautique non accessible (PDF, Word, Excel)

Beaucoup de sites proposent des documents PDF, Word ou Excel en téléchargement. Si ces documents ne sont pas accessibles, les utilisateurs de lecteur d'écran ne peuvent pas les consulter. Le critère RGAA 13.3, niveau A, exige qu'une version accessible soit disponible si le document original ne l'est pas.

C'est quoi

Le critère RGAA 13.3 s'applique à tout document bureautique disponible au téléchargement : PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx) et leurs équivalents LibreOffice.

Un document est accessible si les technologies d'assistance peuvent en lire le contenu de façon structurée. Pour un PDF, cela implique :

  • Des balises de structure (titres, paragraphes, listes, tableaux).
  • Un ordre de lecture logique.
  • Des alternatives textuelles pour les images.
  • Des métadonnées (titre, langue).

Si le document original n'est pas accessible, le critère exige qu'une version alternative accessible soit proposée (page HTML équivalente, version Word balisée, ou PDF balisé retraité).

Le critère 13.3 est propre au RGAA et n'a pas d'équivalent direct dans les critères de succès WCAG 2.1, qui ne couvrent pas les documents non-web dans leur périmètre normatif. L'accessibilité du document cible mobilise toutefois les mêmes principes que WCAG (contenu non textuel, structure, nom/rôle/valeur), appliqués au format du document.

Qui est touché

  • Les personnes aveugles : un PDF non balisé est un fichier image pour leur lecteur d'écran. Aucun contenu n'est lisible.
  • Les personnes malvoyantes utilisant un logiciel de zoom : sans balises, le texte ne reflow pas correctement à fort grossissement.
  • Les personnes avec des troubles de la lecture utilisant un logiciel de lecture à voix haute : ils ont besoin d'un texte extractible et structuré.

Impact business

Un PDF non accessible est littéralement illisible pour les personnes utilisant un lecteur d'écran. Le lecteur d'écran ne vocalise que le nom du fichier.

Les documents les plus concernés sont les conditions générales, les formulaires PDF, les catalogues produits, les rapports annuels et les documents légaux. C'est souvent là que se trouvent les informations les plus importantes.

En contexte EAA (European Accessibility Act), les documents mis à disposition des utilisateurs doivent respecter les exigences d'accessibilité, y compris les documents PDF et bureautiques.

Sources des chiffres

Comment le détecter

  • Audit Mynto : le scan détecte les liens vers des fichiers PDF ou bureautiques et vérifie si une alternative accessible est mentionnée.
  • Test Adobe Acrobat Pro : ouvre le PDF dans Acrobat Pro (pas Reader, qui ne propose pas ce rapport), puis Vérifier l'accessibilité. Un rapport sans erreur bloquante indique un PDF bien balisé.
  • Test lecteur d'écran : ouvre le PDF avec NVDA ou JAWS. Si aucun texte n'est vocalisé (ou si c'est du charabia), le document n'est pas accessible.
  • Vérifie aussi que le PDF n'est pas une image scannée sans OCR.

Comment corriger

Avant - HTML
<!-- Lien vers un PDF non accessible, sans alternative -->
<a href="/docs/conditions-generales.pdf">
  Conditions générales (PDF)
</a>
Après - HTML
<!-- Lien avec alternative HTML accessible -->
<a href="/docs/conditions-generales.pdf">
  Conditions générales (PDF, 245 Ko)
</a>
<a href="/conditions-generales">
  Version accessible en HTML
</a>

La solution la plus robuste est de proposer une page HTML équivalente pour chaque document important. Le HTML est nativement accessible dès lors que la structure sémantique est correcte.

Si tu dois garder le PDF, retraite-le dans Adobe Acrobat Pro :

  1. Panneau Accessibilité (ou Tous les outils > Préparer pour l'accessibilité) : baliser automatiquement le document.
  2. Vérifie et corrige l'ordre de lecture avec l'outil Ordre de lecture.
  3. Renseigne le titre du document dans Fichier > Propriétés > Description ; la langue du document se règle dans Propriétés > Avancées > Options de lecture, ou directement via Préparer pour l'accessibilité.
  4. Lance Vérifier l'accessibilité et corrige les erreurs signalées.

Sur WordPress, évite de générer des PDF depuis des pages contenant uniquement des images. Le plugin WP Accessibility peut aider à auditer les médias téléversés. Pour les formulaires PDF, remplace-les par des formulaires HTML natifs.

Questions fréquentes

Un PDF généré depuis Word est-il automatiquement accessible ?

Pas toujours. Si le document Word était correctement structuré (styles de titres, textes alternatifs pour les images, tableaux avec en-têtes), l'export PDF via "Enregistrer sous > PDF" conserve en général la structure. Vérifie avec le rapport d'accessibilité d'Acrobat Pro.

La mention "document PDF non accessible" est-elle suffisante ?

Non. Mentionner qu'un document est non accessible ne dispense pas de proposer une alternative. Il faut qu'une version accessible soit effectivement disponible et clairement indiquée.

Le critère s'applique-t-il aux anciens documents déjà en ligne ?

En théorie oui, mais la priorité est de corriger les documents les plus consultés et ceux publiés récemment. Etablis un plan de mise en accessibilité progressive, documenté dans ta déclaration d'accessibilité.

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